Как эффективно распределять ресурсы: время, силы и деньги

Как эффективно распределять ресурсы: время, силы и деньги

В современном мире, где ход жизни становится всё быстрее, на каждого из нас наваливается нескончаемый поток дел и задач. Ежедневная суета и непредвиденные события могут сбить с пути, и мы нередко оказываемся в ситуации, когда тратим драгоценное время на малозначительные дела. Как же избежать этой сети рутинных обязанностей и начать использовать своё время с умом? Ответ прост: необходимо научиться грамотно планировать и контролировать свои ресурсы, и лучший инструмент для этого — временной бюджет.

Временной бюджет — это система планирования, позволяющая эффективно распределять своё время на действительно важные задачи и предотвращать забывание о ключевых делах. Это своебразный финансовый план, только для вашего времени, и он помогает нам проактивно управлять своими днями, вместо того чтобы быть их заложниками.

Попробуйте BrainApps бесплатно

Начать занятия

Однако, просто распределение времени не является универсальным решением проблемы. Необходимо тщательно продумать, как правильно поделить своё время между различными областями жизни в зависимости от их важности. Например, некоторые люди могут находить, что для достижения своих карьерных целей им нужно уделять больше времени работе, а для поддержания личных взаимоотношений — семья и друзья требуют регулярного общения. Не стоит также забывать о здоровье и финансовом благополучии, которые требуют регулярных занятий спортом и мониторинга затрат.

Взгляните на пример успешного предпринимателя, который решил выделить определенное количество времени каждую неделю на развитие бизнеса, тренировки в спортзале, общение с семьей, а также на обучение и саморазвитие. Такой подход позволяет ему поддерживать баланс во всех сферах жизни, не жертвуя чем-то важным ради временного успеха в одной области.

Найдя для себя оптимальное распределение времени, следующий шаг — придерживаться этого плана и не отклоняться от него. Важно придавать приоритеты задачам и не позволять менее значимым делам захватывать ваше расписание. Например, использование метода Pomodoro поможет вам сфокусироваться на работе с регулярными короткими перерывами, что повышает продуктивность.

Управляя своим временем проактивно и всегда зная, что делать дальше, вы экономите ментальную энергию и можете сосредоточиться на своих долгосрочных целях. Это преобразует вашу жизнь, делая её более продуктивной, осмысленной и успешной. Так что начните планировать своё время уже сегодня и наблюдайте, как это волшебно изменит вашу повседневную рутину и приблизит вас к мечтам.

Связанные вопросы и ответы:

Как определить, на что тратится больше всего времени и сил

1. Планируйте меньше времени на более важные задачи. Это кажется нелогичным, но на самом деле это не так. Когда вы ограничиваете количество времени, которое вы можете потратить на задачу, вы заставляете себя расходовать на задачу больше энергии в течение меньшего промежутка времени, что позволяет вам достигать результата быстрее. 2. Перестаньте смотреть телевизор. В среднем человек тратит 13.6 лет в течение жизни на просмотр телевизора – вы можете потратить это время на более значимые задачи. 3. Ведите «дневник времени». Если вы отслеживаете, как вы тратите ваше время, вы сможете увидеть сколько времени пропадает впустую. Это поможет вам справиться с потерями времени и понять как вы можете более тратить время более эффективно. 4. Скажите «нет» обязательствам, которые уничтожают ваши ресурсы времени, энергии и внимания. Лучший способ иметь больше времени – это не начинать заниматься непродуктивными вещами. Сопротивляйтесь тому, чтобы браться за непродуктивное г**о. 5. Помните, что «лучшее – враг хорошего». Ваша квартира никогда не будет на 100% убрана – что-то всегда будет не на своем месте. Знайте, где остановиться – в особенности для не слишком полезных задач. 6. Назначьте «хозяйственный день». Сгруппируйте все свои хозяйственные дела (стирка, покупки, уборка, полив цветов, итп)вместе в один из дней недели – тогда у вас будет больше времени для важных задач в остальные дни. 7. Не работайте больше 35 часов в неделю. Исследования показывают, что для большей продуктивности и креативности, вы не должны работать более 35 часов в неделю. Переработки могут привести к большей продуктивности, но только в очень короткой перспективе. 8. Не пишите email’ ы длиннее пяти предложений, и упомяните об этом в подписи. Используя этот хак я прохожусь по своим «входящим» как сумасшедший, а большинство людей абсолютно не возражают, когда вы пишите коротко и по делу. 9. Приручите свои входящие при помощи , если вы используете Gmail. “The email game” – это абсолютно бесплатное web-приложение, которое встраивается в ваш аккаунт Gmail и геймифицирует процесс ответа на письма. 10. Зарегистрируйтесь в , если вы используете почту Gmail, Yahoo или Outlook.com. Unroll.me собирает все ваши регулярные подписки в одно удобное, ежедневное письмо. Я крайне рекомендую  этот сервис ( Примечание переводчика: я попробовал, и за пять минут отписался от 80 рассылок. Круто! ) 11. Перестаньте сортировать ваши письма по папкам. Доказано, что поиск писем в вашем почтовом клиенте гораздо быстрее, чем поиск по упорядоченным папкам. 12. Научитесь слепой печати. Средняя скорость печати около 40 слов в минуту; слепая печать может увеличить её до 60-80 слов в минуту, а это увеличение на 50-100%. Вы очень быстро заметите сэкономленное время. ( Примечание переводчика: полностью поддерживаю, и рекомендую онлайн- или оффлайн-версию , есть как онлайн- так и оффлайн-версия ) 13. Отслеживайте, на что вы тратите время, работая на компьютере с помощью бесплатного приложения(для Mac, PC или Android). Вы можете удивиться, когда узнаете, сколько времени вы тратите впустую. 14. Сберегайте более значительную часть своего дохода. Это позволит вам сэкономить несколько десятилетий рабочей жизни, если вы решите работать меньше и раньше выйти на пенсию, занявшись более полезными делами.

Какие практики и приёмы могут помочь экономить время и силы

Планирование — это важный аспект управления временем на работе. Создание хорошего расписания поможет максимально использовать время и увеличить производительность.

Оцените свою производительность

Первый шаг в планировании — это определение того, что вы можете. Оцените, как долго вы можете сосредоточиться на работе, сколько времени тратите на выполнение задач и какие требуют больше усилий. Эта информация поможет определить, как лучше организовать рабочий день.

Определите цели и сроки

Постановка целей и сроков помогает сосредоточиться на задачах и дает ясное представление о том, что необходимо выполнить в течение дня. Определите цели, которые вы хотите достичь, и установите сроки для выполнения.

Создайте расписание

Составьте план своих дел на день или неделю. Это поможет вам не забыть о важных задачах и уложиться в отведенное время. Важно не только составить план, но и следить за его выполнением. Если вы заметите, что не укладываетесь в отведенное время, пересмотрите свой план и попробуйте распределить свое время более эффективно.

Расписание

Поддерживайте расписание в течение дня. Отмечайте задачи, которые вы уже выполнили и пересматривайте расписание, если возникают неожиданные изменения. Будьте готовы к адаптации и перестройке планов, чтобы сохранять контроль над временем.

Планирование рабочего дня поможет увеличить производительность, сосредоточиться на главных задачах и достигать целей.

Как организовать рабочий день, чтобы максимально эффективно использовать время и силы

Как превратить конечный запас энергии в бесконечный? На этот вопрос в сервисе Quora отвечает Морис Дзюбински, журналист и фанат производительности из Unchained Apps.

Прежде всего стоит осознать, что подъем энергии всегда чередуется со спадом. Нужно принять это во внимание и, исходя из этого, спланировать свой рабочий день.

На самом деле никаких особых секретов тут нет. Люди, которые демонстрируют, казалось бы, бесконечную энергию, просто пользуются своими энергетическими подъемами и знают, когда нужно делать перерыв. А еще оптимизируют свою энергию благодаря правильной диете и здоровому сну.

Как использовать свою энергию по максимуму? Не особо старайтесь добиться кратковременного энергетического подъема. Лучше стараться поддерживать достаточный уровень энергии в течение дня. Что хорошего в кофе или энергетическом напитке, если через несколько часов ваша энергия резко падает, а к концу дня вы чувствуете себя обессиленными?

Вот несколько советов:

1. Откажитесь от кофе

Перестаньте искусственно накачивать свой уровень энергии с помощью кофеина. Кофеин разрушает сон, особенно если вы употребляете его днем. Я советую наращивать повседневную энергию естественным образом, с помощью диеты, сна, физических упражнений и достаточного употребления жидкости.

2. Занимайтесь спортом

И с этой точки зрения легкие кардиоупражнения на 30 минут — это недостаточно. Мужчинам стоит также работать с весами, делать упражнения для нескольких групп мышц или гимнастику (каллистенику). Женщинам стоит заняться интенсивными упражнениями (например, кроссфит). Если вы начнете это делать и будете при этом правильно питаться, энергия польется из ушей.

3. Избегайте сахара

Сахар сгорает очень быстро. Ваш костер не сможет гореть долго, если вы будете подбрасывать в него только трут. Нужны ветки — то есть не обработанная химически, реальная пища, желательно с низким гликемическим индексом .

4. Да и вообще переключитесь на пищу с низким гликемическим индексом

То есть пищу, которая не слишком поднимает уровень глюкозы в крови и снабжает тело энергией на более длительный период.

5. Повышайте качество сна

В спальне должно быть совершенно темно. Используйте беруши, если без них никак. Не смотрите на экраны хотя бы за час до сна. А если уж вам пришлось читать что-то с экрана, приглушите яркость. Также не подвергайте кожу сильному световому воздействию перед сном. И ложитесь спать и вставайте в одно и то же время.

Как управлять неизбежными взлетами и спадами энергии? Вот обзор некоторых шагов, которые стоит предпринять, чтобы пользоваться энергетическими подъемами и не давать спаду энергии подрывать вашу производительность.   

1. Выясните, когда ваша энергия на подъеме, а когда идет на спад

Хотя в целом колебания энергии у людей похожи, здесь есть большой элемент индивидуальности. И вам нужно выяснить, в чем ваши личные особенности. Я отслеживал свою энергию в течение нескольких дней, каждый час оценивая ее по шкале от 1 до 10. Получился вот такой график. Я удивился: повторяется одна и та же схема! И это сильно поменяло мой подход к планированию рабочего дня. Советую вам сделать так же — это понадобится для следующих шагов. ( Вот тут таблица, с помощью которой я это сделал.)

2. Распределите свои задачи в соответствии с уровнями энергии

Теперь вы знаете, когда у вас наступает пик, а когда спад, и можете спланировать работу с учетом этого. Советую разделить все задачи на три категории:

— Задачи с высоким потреблением энергии : их лучше выполнять, когда энергия на пике (8-10 баллов по 10-балльной шкале). Это самое драгоценное время. Тщательно выбирайте, какие задачи спланировать на это время — только самые важные и сложные. И работайте над ними сосредоточенно, не отвлекаясь. В эти считанные часы вы успеете сделать очень много.

— Задачи со средним потреблением энергии (5-7 баллов): это, например, дела, связанные с коммуникацией, встречами, не самые важные решения.

— Задачи с низким потреблением энергии (0-4): повторяющиеся, рутинные или просто приятные дела. Это также могут быть пассивные занятия — чтение, просмотр

3. Работайте в интервалах по 60-120 минут и делайте перерывы

Наши внутренние ритмы позволяют нам работать над какой-то задачей до 90 минут, и потом наша сосредоточенность начинает рассеиваться. Люди, которые делают перерывы, работают продуктивнее и сохраняют больше энергии. Окажите себе такую услугу.

4. Отслеживайте свою производительность

Когда вы начнете действовать и распределять задачи в соответствии с уровнем энергии, будет очень правильно еще и отслеживать свою производительность в течение дня. Эти данные, если их соотнести с вашим предыдущим графиком про энергию, помогут вам понять, как вы на самом деле работаете. И это позволит внести весьма точные корректировки в ваш график и рабочий процесс.

Как справиться с многозадачностью и не позволить себе рассеиваться

Перед тем, как перейти к рекомендациям по борьбе с прокрастинацией, я считаю нужным оговориться, что прокрастинация — это не всегда плохо, есть у нее и хорошая сторона.На самом деле иногда имеет смысл отложить выполнение задачи на последний момент — при правильно выбранном подходе. Давайте рассмотрим три лучших варианта.

1) Нет времени надумывать лишнее

Я выработал хороший порядок упаковки вещей для коротких поездок, но часто ломаю голову над тем, что нужно взять с собой в путешествия подольше. Чем больше времени я трачу на упаковку, тем больше передумываю и выгружаю все из чемодана, чтобы перепаковать.Пару лет назад я паковал вещи за несколько дней до недельной поездки в Долину Смерти (Калифорния). При том, что дневная температура там достигает 38℃, а ночная может падать ниже нуля, паковаться правильно с учетом таких крайностей — реальная проблема.Как только я закончил упаковку, я стал сомневаться в том, взял ли я именно то, что надо. «А если будет холоднее, чем по прогнозу? Что если придется задержаться подольше? Что если?..» Я и сам не заметил, как чемодан перестал закрываться. Мне пришлось полностью перепаковываться в ночь перед поездкой, и в итоге я взял с собой приблизительно тот же набор вещей, который упаковал в самом начале.Идея упаковать вещи заранее обернулась для меня огромным количеством потраченного впустую времени. Откладывание на последний момент задач, на которых вы склонны зацикливаться, лишает вас времени на лишние размышления.

2) Позвольте пыли осесть

Прокрастинация также может обеспечить вам дополнительное время для сбора информации о выполняемой задаче. Когда я сталкиваюсь с задачами, на которые прямо влияет что-то вне моего контроля, я предпочитаю сэкономить свое время и переждать действие внешних факторов, насколько это возможно.Например, если нужно интегрировать в проект API, все еще находящийся в разработке, по моему опыту, завершать задачу по интеграции до завершения разработки редко когда имеет смысл. Слишком велик риск того, что детали реализации ближе к концу проекта изменятся.

3) Плохие идеи отмирают сами

В конце концов, часто оправдывает себя прокрастинация в отношении задач сомнительной состоятельности.Сталкивались ли вы когда-либо с задачей, от которой не могли отказаться из политических или личных соображений, при этом понимая, что это — пустая трата времени и усилий или просто в целом плохая идея? Если такая задача все же отправляется в работу, команда обычно забывает о ней (поскольку она и так явно не из важных) или же кто-то в итоге берется за ум и признает, что не стоило даже браться за нее.Разумеется, это не самый высокий моральный стандарт, но я имел дело с контрактами и сценариями, где легче было подождать, пока задача не отпадет сама, чем тратить время на ее оспаривание.

Это работает только с осознанным подходом

Обратите внимание, что все три описанных подхода работают только в том случае, если вы принимаете осознанное решение отложить выполнение задачи ради будущей выгоды, а не просто позволяете этому случиться.Например, вы можете думать:

• «Я знаю, что могу сделать это в последнюю минуту и получить лучший результат».
• «С этим, вероятно, стоит подождать, так как слишком много всего меняется».
• «Это тупая идея; я не буду спешить с реализацией в надежде, что ее сочтут неважной».

В таких ситуациях прокрастинация не скажется на вашей способности сделать все вовремя; даже наоборот — на самом деле она повысит эту способность.В общем, бывает, что прокрастинация может и пользу принести. А что с вредом?

Как сохранять энергию и мотивацию на протяжении дня

Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.

В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.

1. Спонтанное планирование

Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.

И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.

Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачахи т. д.

Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть оттайм-менеджмента.

Подробнее:

2. Метод самой важной задачи

Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачуи т. д.Записывать задачи не обязательно.

Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.

Подробнее:

3. Простой список дел

Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.

Это очень простая, но в то же время самая важная техникатайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.

Подробнее:

4. Метод Айви Ли

Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.

Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.

Подробнее:

5. Метод1-3-5

Планируйте на день только девять задач:

• Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
• Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
• Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.

Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.

Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.

Подробнее:

6. Метод трех результатов

Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.

Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.

Как избежать прокрастинации и заняться делом

В последнее время россиян больше интересует построение карьеры , чем досуг и развлечения. Сексолог Надежда Петрасова считает, что такой выбор – следствие сублимации сексуальной энергии: у человека возникают проблемы с устройством личной жизни на фоне сложностей с общением , и он, вместо того чтобы решать вопрос, окунается с головой в работу .

К причинам несоблюдения баланса между работой и личной жизнью также относятся:

1. Страх не оправдать надежды семьи, друзей, начальства : общество ценит успешных людей, а не неудачников. Руководители, как правило, замечают тех, кто продолжает работать во внерабочее время. Такие сотрудники особенно ценятся в коллективе, а для самого трудоголика похвала от начальства сравнима с глотком свежего воздуха.
2. Стремление улучшить материальное положение: в бесконечной гонке за деньгами человек начинает забывать, что у жизни есть другая сторона, полная удовольствия, приятного общения, интересных занятий.
3. Перфекционизм : постоянное стремление доводить выполнение задач до идеала мешает закончить работу своевременно.
4. Высокие требования: речь идет о требованиях, исходящих от самого работника, а не от компании. Сотрудник думает, что может работать еще больше и еще лучше, отодвигая личную жизнь на второй план.
5. Семейная дисфункция: пример поведения родителей-трудоголиков, которые пропадали на работе и совсем не уделяли время семье, может быть перенесен детьми во взрослую жизнь и принят за норму.
6. Неумение расставлять приоритеты и распределять время: работник может оставаться после работы не потому, что у него высокая загруженность, а потому, что он сам не смог грамотно распорядиться своим временем .
7. Психотравматическая ситуация: человек включает защитный механизм и «убегает» от проблем . Например, после развода или потери близкого человека.
8. Душевная пустота личности: человек не может заполнить свою жизнь яркими красками и позитивными впечатлениями, поэтому выбирает жизнь по принципу «работа-дом» .

Как правильно планировать рабочий день, чтобы успеть всё

Полностью избежать информационной перегрузки практически невозможно. Для этого следует изолироваться от общества, удалить социальные сети, отказаться от чтения новостей и просмотра телепрограмм. Согласитесь, слишком много ограничений, существенно снижающих качество нашей жизни. Поэтому лучший способ избежать информационной перегрузки - периодическая профилактика. Относитесь к распорядку своего дня осознанно и следуйте рекомендациям:

Практикуйте цифровой детокс

Возьмите за привычку хотя бы один день в неделю проводить без гаджетов и каких-либо еще источников информации. Например, устройте цифровую диету в выходной. В этот день не заглядывайте в социальные сети, не проверяйте электронную почту, забудьте о новостях и всевозможных отвлекающих факторах. Для того чтобы вам ничто не помешало и не заставило сорваться, съездите на природу и устройте пикник, сознательно не беря с собой цифровые устройства. Также можно заняться спортом, уделить время книге, которая уже давно пылится на полке в ожидании прочтения, или любым другим увлечениям, не связанным с техническими девайсами. Так что если ваше хобби - компьютерные игры, то их тоже следует отложить на следующий день.

Занимайтесь тайм-менеджментом

Так называют специальную стратегию для повышения личной эффективности, которая предполагает организацию и планирование времени для достижения максимальной производительности и продуктивности. Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов, техник и практик управления своими ресурсами. Например, если вас завалило работой, но непонятно, за что браться в первую очередь, следует грамотно распределить задачи. В этом поможет матрица Эйзенхауэра, воспользовавшись которой вы без труда определите, какие задачи более срочные и важные, а какие можно выполнить позже. Не менее популярным и эффективным называют «метод лягушки»: бизнес-коуч Брайан Трейси предлагает сначала выполнить самую сложную задачу, а потом переключиться на более простые, то есть «съесть лягушку с утра». Ведь утром мозг меньше всего нагружен информацией, поэтому и с трудным делом можно справиться гораздо быстрее и легче. Другая техника называется «1-3-5», или «принципом девяти дел». Согласно ей, за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Такое количество и соотношение дел поможет избежать информационной перегрузки, не отвлекаться на внешние факторы и провести день продуктивно.